Czujesz się przeciążony? Jeśli tak, to nie chcąc dodawać do zmartwień, pamiętaj, że to błędne koło. Według badań najbezpieczniejszego miejsca pracy w Wielkiej Brytanii, duży stres i brak aktywności fizycznej powoduje, że przedsiębiorstwa tracą każdego roku nawet 27 dni produktywnego czasu na pracownika. Wzorzec ten jest znany każdemu krępowanemu na siłowni mężczyźnie: zbiór spotkań oznacza, że nie ma czasu na siłownię, a zaplanowany wieczorny posiłek zamienia się w ostatnią minutę od Deliveroo. Problem? Życie w stanie wysokiej zawartości węglowodanów i brak ruchu sprawia, że Jack staje się nieproduktywnym chłopcem - a po kolejnym dniu powolnego pisania wiadomości e-mail i miażdżącego duszę odwlekania, problem jest gorszy, a nie lepszy. Czas to naprawić.
Wejdź do Grahama Allcotta, byłego dyrektora generalnego i samozwańczego "ninja produktywności". "Nie jestem jedną z tych naturalnie zorganizowanych osób", mówi Allcott. "Mój naturalny styl pracy jest zupełnie odwrotny: niestabilny, oparty na pomysłach, bardziej komfortowy na poziomie strategicznym niż poziom" robienia ", uczulony na szczegóły i nierealistyczny co do tego, co można osiągnąć w danym okresie. Wszystkie te cechy są, na swój sposób, jedną z moich mocnych stron i sprawiły, że osiągnąłem sukces w tym, co zrobiłem."
Podczas gdy Allcott mówi, że gra w te mocne strony, rozpoznaje je także jako "kalekie słabości". Zmienianie własnych złych nawyków i rozwijanie silnych, pozytywnych nowych pozwoliło mi pomóc innym zrobić to samo. "Zamieniając zarządzanie czasem na zarządzanie uwagą, będąc bezwzględnym wobec poczty elektronicznej i kończąc przeciążanie informacji, obiecuje Allcott, dostaniesz wszystkie swoje robota skończona i Miej czas na gotowanie wsadowe, wyciskanie na ławce i sporadyczne upojenie Netflix - rano poczujesz się lepiej. Tutaj zaczyna się Twój świetny krąg.
Wyeliminuj stres
Stres jest nieunikniony - jest to rozsądna reakcja chemiczna twojego ciała na trudne i niebezpieczne sytuacje. Twój problem: mechanizmy, które rozwinęły się, by ochronić cię przed tygrysami szablastozębnymi, nie miały czasu, by nadążyć za wiadomościami błyskawicznymi i zawsze iPhone'ami, a ciągły napływ małych stresorów jest produktywnym zabójcą. "Niezależnie od tego, nad czym pracujemy, nasz poziom adrenaliny może doprowadzić nas do niemożliwego możliwego", mówi Allcott. "Ale kiedy przekraczamy linię od zdrowej adrenaliny do niezdrowej, zestresowanej i nieszczęśliwej, przechodzimy od motywacji i pędu do stłumienia." Rozpoznawaj, kiedy to się dzieje, i będziesz w stanie to naprawić.
Zidentyfikuj wyzwalacze
Różni ludzie dobrze sobie radzą (i źle) w różnych sytuacjach. "Trzy kluczowe obszary stresu typowe dla większości ludzi to panika związana z nadmierną pracą, brakiem jasności co do tego, co robić i podejmowaniem trudnych decyzji" - mówi Allcott. Poświęć pięć minut, aby ocenić od 1-5, jak niepokojące jest każde z nich, a będziesz wiedział, gdzie skupić swoje wysiłki.
Znajdź trochę perspektywy
Łatwo jest myśleć, że wszyscy inni poruszają się szybciej niż Ty i osiągają więcej, zwłaszcza jeśli zwracasz uwagę na ich kanały społecznościowe. Pomyśl o twarzy, którą prezentujesz światu, w porównaniu z wszelkimi negatywnymi uczuciami, które możesz mieć, i pamiętaj, że inni ludzie robią to samo.
Tackle te wyzwalacze
Teraz skorzystaj ze swojej listy: co jest pierwszym krokiem w kierunku wyeliminowania stresorów, które właśnie zanotowałeś? Jeśli niejasność co do celów jest problemem, na przykład, pracuj nad wyjaśnieniem - czy oznacza to samotne siedzenie, czy zaplanowanie spotkania, aby rozwiązać problem z kolegą. Jeśli jest przeciążenie, zrób listę różnych zadań i zdecyduj, jaki jest najbardziej produktywny krok, jaki możesz teraz wykonać na każdym z nich.
Embrace conflict (kiedy musisz)
Nikt nie lubi konfliktów z wyjątkiem socjopatów, ale czasami jest to konieczne. Dopuszczanie konfliktów jest głównym czynnikiem stresogennym. Jeśli możesz teraz rozwiązać ten problem, zrób to. Spokojnie iz szacunkiem, oczywiście.
Zachowaj to figlarnie
Celuj w stan zabawy, produktywny moment, w którym jesteś pozytywny, zrelaksowany i kontrolowany. Pamiętaj: jedyną rzeczą, która różni się od zestresowania, utknięcia i odrętwienia, jest to, co dzieje się w twoim umyśle.
ZALECANE: Jak radzić sobie ze stresem w pracy
Zorganizuj się
Jeśli twoje biurko jest kopcem papieru, a twój komputer wygląda jak zamieć, nadszedł czas, by się rozebrać. "Tak jak wiele osób, w dzisiejszych czasach coraz rzadziej używam papierowych systemów referencyjnych i chciałbym osiągnąć punkt, w którym byłabym naprawdę bez papieru - ale zdarzają się sytuacje, w których będzie to tylko papierowe", mówi Allcott. "Pomysł stworzenia biura bez papieru wydaje mi się złym celem, do którego dążę. Po prostu zacznij od "dużo mniej papieru". "Oto jak to się robi.
Bądź bezwzględny
Wyrzuć lub poddaj recyklingowi dowolną kartkę papieru zawierającą materiał łatwo dostępny w Internecie, w tym zarchiwizowane gazety lub czasopisma. Podkreślaj pamiątki i rzeczy, które prawdopodobnie będą Ci potrzebne - kopie - certyfikaty, powiedzmy i dowody adresu.
Mieć "dobry park pomysłów"
To jest miejsce składowania rzeczy do przeglądania, spróbuj lub zobacz, kiedy utkniesz na pomysły na przyszłość. Może to być lista obsługiwana przez aplikację lub tylko dokument oparty na chmurze.Dodaj listę podrzędną do rekomendacji muzyki / filmu / YouTube, gdy potrzebujesz rozrywki lub masz dodatkowe dziesięć minut.
Pisz listy kontrolne
Przy każdej regularnej aktywności zaoszczędzą na przestrzeni mózgu. Zachowaj je dla swojego cotygodniowego sklepu, zadań, które musisz wykonywać co tydzień lub co miesiąc, oraz rzeczy społecznych, które w innym przypadku zostaną przeniesione na tył kolejki. Tak, zadzwoń do mamy.
Zachowaj kalendarz
Brzmi śmiesznie prosto, ale czy rzeczywiście to robisz? Prowadzenie online harmonogramu spotkań must-keep uwalnia cenną przestrzeń pamięci, którą w innym przypadku używałbyś, śledząc ich. Jeśli jesteś zaangażowany w wersję papierową, rób często zdjęcia tego telefonu.
Ćwicz proces decyzyjny
Bycie bezlitosnym jest na początku ciężkie, ale kiedy robisz inwazje na przeładowanie informacjami, zajmowanie się e-mailami i używanie list kontrolnych, będzie to łatwe. Trzymaj się - nagrody będą tego warte.
Bądź bardziej produktywny
Twoja stara lista rzeczy do zrobienia jest skazana na zagładę. "To nie wystarczy, aby zapewnić nam elastyczność w zarządzaniu różnymi poziomami złożoności, na jakie napotykamy w naszej pracy nad wiedzą - od natychmiastowych działań, przez te rzeczy, które moglibyśmy wykonywać, aż po szersze zadania na poziomie projektu", mówi Allcott. "Jednym z powodów, dla których standardowe listy rzeczy do zrobienia nie działają, jest to, że często próbują zrobić to, co należy rozdzielić na dwie lub trzy różne listy." Oto twoja nowa, wielowarstwowa wersja.
Lista projektów
Projekt to jakikolwiek element pracy, który wymaga więcej niż kilku kroków do ukończenia. Mówienie o nowym telefonie to nie tylko jedno: to badania, porównywanie cen, zakupy i rozmowy telefoniczne. Twoja lista projektów powinna być dla rzeczy, których nie musisz robić codziennie, ale będziesz potrzebować przypomnienia, aby sprawdzić, czy robisz postępy - może raz w tygodniu. W przypadku każdego projektu zadecyduj, jaki wynik chcesz osiągnąć i jak będziesz mierzyć sukces zanim go zapiszesz.
Lista działań głównych
To jest twoja największa, najbardziej dynamiczna lista, i powinna zawierać każdą czynność, którą możesz teraz wykonać dla każdego projektu, nad którym pracujesz. Bądź konkretny, a nie ogólny: "przeprowadź próbną prezentację i zdecyduj ostateczne zmiany" na przykład lepiej niż "zakończ prezentację". Po wykonaniu tej listy zawsze będziesz wiedział, co robić dalej. Skoncentruj się na następnej akcji, a nie takiej, która wymaga wkładu od innych ludzi, zanim będziesz mógł ją ukończyć.
Dzienna lista rzeczy do zrobienia
Jest to skoncentrowana selekcja z Twojej głównej listy działań. "Pomyśl o liście działań mistrzowskich jako o szafie pełnej wszystkich ubrań i codziennej liście rzeczy do zrobienia jako rzeczy, które masz dzisiaj nosić" - mówi Allcott. Zapisz go w notatce Post-it lub zaznacz kilka rzeczy jako "wysoki priorytet" w swoim kalendarzu. Nie jesteście nadczłowiekiem, więc wybierzcie dwie lub trzy najważniejsze rzeczy i przeżyjcie pęd do ich wykonania.
Koniec z nadmiarem informacji
Przemyśleć połączenie
Sprawdzanie poczty e-mail i mediów społecznościowych jest pocieszające, ponieważ wydaje się, że robisz postępy. Nie jest. Pierwszy krok: wyłącz każdy dźwięk i grafikę, która nęka Cię, by sprawdzić nowe e-maile. Zmień sposób myślenia od "sprawdzania" do "przetwarzania". Za każdym razem, gdy otwierasz swoją skrzynkę odbiorczą, twoim celem powinno być przetwarzanie tego, co tam jest, a nie tylko sprawdzanie, czy coś jest nowe.
Użyj Ds
Twoja nowa mantra: Usuń, Zrób to teraz (jeśli zajmie Ci to mniej niż dwie minuty), Zrób to później, Deleguj lub Zdecyduj, że nie wymaga akcji, ale można ją wypełnić - albo na przyszłość, albo aby sprawdzić, czy ktoś inny podążył za nią.
Utwórz wiadomość e-mail "Koniec śmierci"
Przenieś każdą wiadomość e-mail starszą niż sześć miesięcy do własnego folderu. Dodaj czas w kalendarzu na sześć tygodni w przyszłości, a jeśli nie potrzebujesz tych e-maili, usuń je. Podobnie skonfiguruj filtr, aby usuwać wiadomości e-mail od osób, które opuściły Twoją firmę.
Nie przejmuj się podfolderami
Potrzebujesz tylko trzech: Akcja, Czytanie i Czekanie (dodaj @, jeśli jest to konieczne, aby zachować je na górze struktury folderów e-mail). Akcja dotyczy rzeczy, które wymagają działania, które zajmie więcej niż dwie minuty. Odczyt jest dla dłuższych e-maili, które musisz w końcu dostać. Czekam na e-maile, w których czekasz na kogoś innego, aby coś zrobić - i gdzie chcesz udanego zakończenia. Jeśli nie obchodzi Cię to, nie przejmuj się ich śledzeniem.
Idź ciemno
Teraz, gdy jesteś bardziej zorganizowany, zamiast sprawdzać pocztę, kiedy masz na to ochotę, rób to o ustalonych porach. Jednym z możliwych podejść jest 50-50 - szybkie skanowanie skrzynki odbiorczej rano, a następnie brak e-maili do popołudnia, kiedy możesz wyjść na całość.Możesz też ustawić trzy regularne godziny: na przykład wcześnie rano, lunch i na koniec dnia lub, jeśli prowadzisz działalność szczególnie reaktywną, przeznaczyć dziesięć minut raz na godzinę, na godzinę.
Skup swoją uwagę
Zapomnij o zarządzaniu czasem. W erze informacji, gdzie wasza uwaga jest ważniejsza, jest ważniejsze. "W pracach opartych na wiedzy - które są naprawdę jedynymi zadaniami, które opierają się automatyzacji - jesteś jednocześnie szefem i pracownikiem" - mówi Allcott. "Jesteś odpowiedzialny za nie tylko wykonywanie pracy, ale także decydowanie o tym, czym jest praca i podejmowanie decyzji o tym, czy reagować na nowe nakłady poprzez zmianę priorytetów." Rezultat: konflikt, niezdecydowanie i zwlekanie, ponieważ trudno jest określić, kiedy "szef "Lub" tryb myślenia "kończy się i zaczyna się tryb" pracownik "lub" robienie ".
Zrozum uwagę
To bardziej ograniczone zasoby niż czas. Łatwo jest zauważyć, że twoja uwaga nie powiodła się, jeśli jesteś na Twitterze przez sześć godzin dziennie, ale jeśli poświęcasz 80% swojej uwagi na spotkania, nie zdziw się, jeśli nie poświęcasz uwagi innym sprawom. Wyobraź sobie uwagę, a nie czas, jako swoją nową walutę i podziel ją na fazy proaktywne, aktywne i nieaktywne. Staraj się wykonywać najlepszą pracę podczas aktywnej aktywacji i oszczędzaj czasochłonną pracę na czas nieaktywny.
Opracuj swój harmonogram
Na papierze zaplanuj przeciętny dzień: czas rozpoczęcia i zakończenia, przerwy i wszelkie prace wykonywane przed lub po zaplanowanych godzinach. Pracuj, kiedy jesteś uważny lub leniwie - czy jesteś powolnym starterem, czy powolnym po obiedzie? Zapisz wszystkie niespodzianki i ustal najlepszy czas na wykonanie złożonych lub trudnych zadań. Nie marnuj swoich najbardziej produktywnych czasów na ściganie faktur i wymianę nabojów do drukarek.
Pomyśl "Tryb szefa" i "tryb pracy"
Myśl i rób to osobno, a poprawisz oba. Zaplanuj kluczowe decyzje, zaplanuj projekt i kreatywne myślenie na najbardziej proaktywne czasy - powiedzmy tuż po porannej kawie. Codzienne decyzje mogą czekać na mniej produktywne czasy i oszczędzać takie rzeczy, jak czyszczenie skrzynki odbiorczej lub biurka po męczącym po lunchu zamgleniu.
Chroń swoją uwagę
Na uwagę zasługują dwa główne typy drenażu: wewnętrzny i zewnętrzny. Ten pierwszy jest łatwiejszy w obsłudze: odpowiadaj na pocztę e-mail w partiach, a nie jak przybywa, i przydzielaj czasy, w których możesz robić badania w Internecie. Zewnętrzne dreny są trudniejsze, ale - jeśli możesz sobie z tym poradzić - unikaj zbędnych spotkań i włączaj telefon tylko o określonych godzinach, zamiast być osiągalnym przez cały czas. Jeśli możesz, pracuj od czasu do czasu z kawiarni - nie ma nic do robienia, tylko wypij kawę i wykonuj jak najlepiej swoją pracę.
Twórz "kieszenie uwagi"
Oznacza to znalezienie czasu w ciągu dnia, kiedy nic nie robisz. Zachowaj fizyczne i cyfrowe pliki do czytania - wystarczy, że zrobi to portfel A4 i aplikacja Instapaper - dzięki czemu możesz nadrobić zaległości podczas podróży lub przestoju. Kiedy już masz drugą naturę, spróbuj "listy myślącej", serii ważnych decyzji, które synchronizujesz z telefonem, do których możesz się odwołać, gdy czekasz w kolejce do samoobsługi.
Zatrzymaj multitasking
Wielozadaniowość to bzdury z lat 90-tych. Zmuszając mózg do przejścia od jednej rzeczy do drugiej, po prostu używasz dużo wysiłku umysłowego w czasie ustawiania i odciągasz się od robienia (i kończenia) rzeczy. Jednym z rozwiązań jest monotasking, skupiający się na jednej rzeczy na raz.
Uciec z biura
"Twoje środowisko pracy może być pełne zakłóceń i hałasu - presja, wyzwanie, otwartość i szaleństwo" - mówi Allcott. "Twoja najlepsza proaktywna praca może wymagać pracy poza tą lokalizacją." Dyscyplina swojego szefa do zaakceptowania go przez wyjaśnienie, że musisz pracować w domu lub kawiarni na jeden dzień - wtedy upewnij się, że wykonujesz jakąś najbardziej produktywną pracę ten dzień.
Zbieraj dobre pomysły
Kluczem jest posiadanie metod wychwytywania dobrych pomysłów bez rozpraszania się. Utrzymywanie przycisku "Lubię to" na Twitterze dla rzeczy, które chcesz wskazać, jest jedną z opcji. Używanie screengrab lub otwartego dokumentu na Dysku Google to inne.
Zaplanuj zwlekanie
Trenerzy wagonu produkcyjnego przysięgają na zegarek Pomodoro, nazwany tak od zegarów w kształcie pomidorów popularnych w kuchniach z najwyższej półki. Znajdź bezpłatną na stronie tomato-timer.com i wykorzystaj ją do zaplanowania regularnych 25-minutowych kawałków nieprzerwanej pracy, z pięcioma minutami między serwisami Twitter / Instagram / Angry Birds.
Miej mniej spotkań
Ludzie są zwierzętami społecznymi, więc odbywanie spotkań wydaje się produktywnym wykorzystaniem czasu. Ponadto, niektórzy ludzie lubią herbatniki i nieefektywność. Oto Twoja alternatywna strategia zarządzania.
Pulpity Hijack
Zrób spotkania indywidualne i wyślij wiadomość e-mail z prośbą o pozwolenie na wyskoczenie przez czyjeś biurko. Jeśli nie zareagują (lub unikają cię), po prostu przyjdź do ich biurka - jeśli nic innego nie będą chcieli się ciebie pozbyć, zmniejszając dopełnienie, które tworzy spotkania w pokoju.
Wypróbuj MBWA
Management-By-Walking-Around jest budowniczym konsensusu dla ludzi, którzy mają mało czasu: chodzić między działami budynku dwa lub trzy razy w tygodniu, niosąc ze sobą notatnik, jeśli jest to konieczne, aby uchwycić wszelkie działania lub pomysły, które należy podjąć.
Pomyśl o poziomie nieba
Problem z większością spotkań polega na tym, że koncentrują się na szczegółach, a nie na dużym obrazie. Kiedy są nieuniknione, użyj ich, aby skupić się na pytaniach typu: "Co jest tutaj ważne: jakość lub koszt?" Lub "Jakie jest ogólne podejście?" Po podjęciu decyzji, właściwe działania będą następować w sposób naturalny.
Jak być produktywnością Ninja: mniej się martwić, osiągać więcej i kochać to, co robisz Graham Allcott jest już dostępny (Icon Books, £ 8.99), kupuj w Amazon
